Leistungen

Verfahrensdokumentation

Die Gesetze verlangen eine Buchhaltung und Jahresabschlüsse, die vollständig, geordnet und zeitnah geführt werden. Einem Dritten muss sich das Zahlenwerk und sein Zustandekommen innerhalb angemessener Zeit erschließen. Das Bundesfinanzministerium hat in einer Anweisung (GoBD) die gesetzlichen Vorschriften aus seiner Sicht konkretisiert und verlangt unter Anderem von allen Unternehmen eine sogenannte Verfahrens­dokumentation. Dies sind Aufzeichnungen, wie welche Belege vom Ankommen oder Entstehen im Betrieb ihren Weg in die Geschäftsbücher finden und wie Belege gegen Manipulation und Verschwinden gesichert und aufbewahrt werden, usw.

Welcher Unternehmertyp sind Sie?

Wenn ich Unternehmer auf das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation und den benötigten Inhalt anspreche, erhalte ich unterschiedliche Reaktionen. Diese reichen von „OK. Ich prüfe, inwieweit meine vorhandenen Aufzeichnungen überarbeitet werden müssen“ über „Das ist viel Arbeit! Wie gehen wir das an?“ bis zu „das ist nur weitere Bürokratie, kostet viel Geld und ist für nichts gut“.

Chancen erkennen

Sie scheuen sich vor einer aufwendigen Dokumentation oder sehen darin eine überbordende Bürokratie? Möglicherweise liegen Ihre Probleme an anderer Stelle.

  • Fehlt Ihnen die Zeit, sich um diese Dinge zu kümmern?

    Dann sollten Sie prüfen, welche Aufgaben Sie wirklich als Chef bearbeiten müssen und welche Sie an Mitarbeiter delegieren oder outsourcen können. Überdenken Sie Ihre Aufgabenverteilung in der Betriebsorganisation, damit Sie sich den wichtigen Themen widmen können.

  • Sie haben als Betriebsinhaber doch alle Abläufe im Kopf?

    Was passiert, wenn Sie als Betriebsinhaber ausfallen oder nicht ansprechbar sind? Wer außer Ihnen hat noch alle Abläufe im Kopf und kann Ihren Betrieb sofort weiterführen? Was ist, wenn diese Person den Betrieb verlässt? Eine Dokumentation ist also auch eine Absicherung für den Notfall.

    Wenn Sie Ihren Betrieb verkaufen oder übertragen möchten, hat ein Käufer oder Nachfolger ein großes Interesse an dieser Dokumentation. Sie steigert also Ihren Unternehmenswert.

  • Alles zu kompliziert?

    Können Sie die vielen komplizierten Prozesse kaum beschreiben oder werden viele Dinge immer wieder anders gemacht oder werden die Abläufe immer wieder neu überlegt oder von jedem Mitarbeiter anders gehandhabt? Oder ist an manchen Stellen gar nicht klar, was zu tun ist?

    Dann sollten Sie dringend Ihre kaufmännischen Abläufe optimieren, klären, vereinheitlichen und schließlich dokumentieren. Durch klare Abläufe im Unternehmen erhöht sich die Zufriedenheit der betroffenen Mitarbeiter und steigert die Bearbeitungs-geschwindigkeit. Eine Dokumentation sorgt dafür, dass einmal festgelegte Abläufe immer wieder gleich bearbeitet werden. Stellen sich Prozesse im Nachhinein als ungünstig heraus, werden diese mit Rücksprache und Einweisung aller Beteiligter geändert und diese Änderung wieder dokumentiert. Davon profitieren auch Sie als Betriebsinhaber und neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung.

Betrachten Sie die Verfahrensdokumentation also einmal aus dem Blickwinkel der Ablaufoptimierung, Personalgewinnung und Onboarding, Zeitmanagement…

Unser Angebot

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. Dazu kommen wir zu Ihnen in den Betrieb, nehmen die Grundlagen auf, hinterfragen unklare Abläufe, interviewen Beteiligte, analysieren und dokumentieren. Mindestens jährlich sollte die Verfahrens-dokumentation überprüft und angepasst werden. Auf Wunsch, unterstützen wir Sie auch hier.