Grundsätzliches zu Einkommensteuerbelegen

Belege sind die Basis

Belege sind die Basis Ihrer Einkommensteuererklärung, wie das Fundament eines Hauses. Wie wird das Fundament eines Hauses erstellt? Über die ganze Fläche wird in einem Guss ein sehr belastbares Material ausgebracht. Wenn es ausgehärtet ist, wird das Haus darauf gebaut.

Wie benötigen von Ihnen belastbare Belege (wie der Beton), vollständig (ganze Fläche) und in einem Zuge (in einem Guss). Stellen Sie sich gerne vor, wie das Fundament aussieht, wenn nur ein Teil erstellt und später hier und da an den Rändern noch was angeflickt wird. Wie stabil ist ihr Fundament? Stellen Sie sich vor, das Material ist nur porös oder gar lückenhaft. Wie stabil und dicht ist ihr Fundament? Wie sieht es aus, wenn Teile des Fundament bis zum Schluss gänzlich fehlen?

Der Metapher folgend, beauftragen Sie uns mit dem Bau eines Hauses (Einkommensteuererklärung) auf Ihrem Fundament (Belege und Angaben). Wenn das Fundament mangelhaft ist, kann man das Haus noch so gut bauen. Es gibt Probleme. Vielleicht ist nur der Keller schimmelig. Vielleicht ist aber auch die ganze Statik in Gefahr.

In diesem Zusammenhang: Wir hören nicht selten, dass wir hier und da einfach die Beträge des Vorjahres übernehmen sollen. Wenn wir aber Lücken im Fundament einfach mit alten Betonbrocken vom letzten Fundament füllen sollen, wie stabil ist ihr Fundament dann? Wir stellen auch nicht selten fest, dass die Brocken vom Vorjahr gar nicht passen oder im Vorjahr auch schon gefehlt haben. Sie können sich denken, wie wir dazu stehen.

Vollständig

Alle Belege

Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ aus dem Rechnungswesenbereich lässt sich sinngemäß auf die Einkommensteuer übertragen. Zu jedem Vorgang, der für die Einkommensteuer relevant ist, benötigen wir also ein Dokument. Auch wenn sich ein Betrag gegenüber dem Vorjahr nicht geändert hat, ist dieser zu Belegen, denn das Finanzamt verweist gerne darauf, dass die Einkommensteuer eine Jahressteuer ist. Die Belege werden von Jahr zu Jahr neu geprüft. Welche Belege genau benötigt werden, können Sie den folgenden Seiten entnehmen.

In einem Zug

Bitte überlassen Sie uns Ihre Belege in einem Vorgang. Wenn Belege in zwei oder mehr Chargen zu uns kommen, müssen wir uns nicht nur jedes mal aufs Neue in Ihren Fall reindenken. Wir müssen auch alle neuen Belege daraufhin checken, ob er schon vorliegt und berücksichtigt wurde. Das erhöht unseren Aufwand enorm. Bitte verzichten Sie insbesondere auch darauf, Belege mehrfach einzureichen. „Ich weiß nicht, ob ich diesen Beleg schon mal reingegeben habe. Sicherheitshalber schicke ich ihn nochmal“ heißt für uns bei diesem Beleg doppelte Arbeit.

Übrigens: Selbstverständlich können Sie Ihre Elektronischen Belege im Portal „DATEV Meine Steuern“ schon unterjährig sammeln. Das ist unsere ausdrückliche Empfehlung. Wenn die Belege nach Ablauf des Jahres vollständig sind, können Sie uns über das Portal eine entsprechende Nachricht zukommen lassen. In diesem Zeitpunkt erfassen wir den Eingang der Belege bei uns.

Geordnet

Bitte überlassen Sie uns Ihre Belege in einem ordentlichen und sortierten Zustand. Papierbelege heften Sie bitte in unser Ordnerregister ab. Elektronische Belege können Sie in das „DATEV Meine Steuern“ Portal hochladen und dort ebenfalls sortieren. Kommen Belege ungeordnet bedeutet dies für uns zusätzlichen zeitlichen Aufwand, der die Büroabläufe stört. Diesen Mehraufwand berechnen wir Ihnen.

Zeitnah

Steuersachen sind Fristsachen. Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung selbst anfertigen, bedarf dies selten einer aufwändigen Fristplanung, vorausgesetzt Sie leiden nicht unter Prokrastination. Bedenken Sie aber bitte die Situation in einem Steuerbüro. Wir bearbeiten nicht nur Ihre Steuererklärung. Und überhaupt, bearbeiten wir nicht nur Steuererklärungen, sondern auch Buchhaltungen, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse, Businesspläne, etc. Wir unterhalten also ein ausgefeiltes Fristen- und Terminmanagement. Wenn nun aber dutzende Mandanten mit Ihren Unterlagen erst ein bis zwei Monate vor Fristende kommen, kann das nicht mehr funktionieren.

Bitte übergeben Sie uns also Ihre Belege, sobald diese vollständig und geordnet vorliegen.

Zeitraum

Grundsatz

Für die Einkommensteuer gilt grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-System. Maßgeblich ist also der Zahlungszeitpunkt. Der einfachste Fall ist nun, dass Sie einen Beleg des betreffenden Jahres haben, der auch in gleichen Jahr gezahlt wurde. Beitragsbescheinigungen von Versicherungen werden aber gerne am Ende eines Jahres verschickt und betreffen die Beitragszahlung des Folgejahres. Der benötigte Beleg trägt hier also das Datum des Vorjahres. Von Kreditinstituten erhalten Sie die Steuerbescheinigungen zwangsläufig erst nach Ablauf des betreffenden Jahres. Der benötigte Beleg trägt hier also das Datum des Folgejahres.

Ausnahmen

Einkommensteuervorauszahlungen werden in dem Steuerjahr berücksichtigt, für das Sie geleistet wurden. Der Zahlungszeitpunkt ist hier nicht maßgeblich.

Werden Einnahmen regelmäßig bezogen, so werden sie dem betreffenden Jahr auch dann zugeordnet, wenn diese 10 Tage vor Beginn oder 10 Tage nach Ablauf des Jahres bezogen werden. Gleiches gilt sinngemäß für Ausgaben (sog. 10-Tage-Regel).

Bei außergewöhnlichen Belastungen, werden Versicherungsleistungen und andere Erstattungen auch dann von den Aufwendungen abgezogen, wenn diese irgendwann später geleistet werden. Das liegt aber nicht an den zeitlichen Vorgaben des Einkommensteuergesetzes, sondern an der juristischen Bedeutung des Begriffs „Belastung“.

Verwalterabrechnung bei Vermietung einer WEG-Einheit (siehe Vermietung und Verpachtung)

Es gibt noch weitere Ausnahmen, z. B. beim sog. privaten Veräußerungsgeschäft.

Art und Form

Übergeben Sie uns bitte immer vollständige Belege. Oft stehen wichtige Informationen auf den Folgeseiten, die uns sonst fehlen und wieder zu Mehrarbeiten bei uns und Ihnen führen. Das gilt auch für Verträge.

Digitale Belege

Wenn Sie einen Beleg bereits digital erhalten, können Sie uns diesen so weiterleiten.

Wenn Sie Belege scannen, genügt ein schwarz-weiß-Scan mit 300 dpi und CCITT-4 Komprimierung. Dies ergibt kleine Dateien (etwa 100 kB pro Seite), die sich schnell handhaben lassen. Der Beleg hat etwa Fax-Qualität, was für unsere Zwecke ausreicht. Vermeiden Sie bitte große Farb-Scans. Diese haben oft eine Größe von mehreren MB und bringen nur Nachteile.

Scannen Sie bitte jeden Beleg in eine Datei, also beispielsweise einen vierseitigen Papierbeleg in eine vierseitige PDF-Datei.

Scannen Sie bitte nicht mehrere Belege in eine Datei. Beispiel: Vier Belege mit jeweils einer Seite bitte in vier Dateien scannen.

Sie können natürlich mit Ihrer Scan-Software oder einem Tool wie NAPS2 zunächst alles in eine Datei scannen und diese dann in die Einzelbelege aufteilen.

Die digitalen Belege können Sie einfach in das Portal „DATEV Meine Steuern“ hochladen.

Alternativ zum Scan können Sie Ihre Belege aber auch mit der App „DATEV Upload mobil“ abfotografieren und über diesen Weg zu Ihrem Portal „DATEV Meine Steuern“ hochladen.

Papierbelege

Falls Sie noch Papierbelege für die Steuererklärung verwenden gehen Sie bitte wie folgt vor:

Bitte heften Sie Ihre Belege sauber nach Rubriken getrennt in einem Ordner ab. Uns genügen Kopien der benötigten Belege. Das heißt aber nicht, dass Sie jeden Beleg kopieren müssen. Sie können uns auch einfach die Originale überlassen.
Machen Sie einen Termin mit uns für die Übergabe des Ordners aus.
Passen alle Unterlagen auch in einen Umschlag, können Sie die belege auch einwerfen oder per Post schicken.