Digitale Belege

Bevor es ans Hochladen geht, benötigen Sie zunächst digitale Belege.

Digitaler Belegeingang

Am einfachsten ist natürlich, wenn die Belege bereits digital bei Ihnen ankommen. Also sollten Sie alle Lieferanten bitten Ihnen nur noch digitale Belege zu schicken. Spätestens nach dem 31.12.2027 wird dies ohnehin der Regelfall sein. Denn dann besteht zwischen Unternehmern, bis auf Ausnahmen, die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Scannen mit Dokumentenscanner

Belege, die noch in Papierform eingehen, müssen Sie digitalisieren. Der Standardweg hier ist der Scan mittels Dokumentenscanner, notfalls Multifunktionsgerät. Achten Sie beim Scannen darauf, dass die Belege lesbar, aber nicht zu groß sind. Folgende Einstellungen haben sich bewährt:

  • PDF
  • schwarz-weiß
  • 300 dpi
  • CCITT-4 Komprimierung

Dies ergibt kleine Dateien (etwa 100 kB pro Seite), die sich schnell handhaben lassen. Der Beleg hat etwa Fax-Qualität, was für unsere Zwecke ausreicht. Vermeiden Sie bitte große Farb-Scans. Diese haben oft eine Größe von mehreren MB und bringen nur Nachteile.

Wichtig:

  1. Scannen Sie bitte jeden Beleg in eine Datei, also beispielsweise einen vierseitigen Papierbeleg in eine vierseitige PDF-Datei.
  2. Scannen Sie bitte nicht mehrere Belege in eine Datei. Beispiel: Vier Belege mit jeweils einer Seite bitte in vier Dateien scannen.

All diese Einstellungen können Sie in Scanprofilen in Ihrem Dokumentenscanner speichern. Also Beispielsweise:

  1. PDF schwarz-weiß einseitig (Blatt oder Blätter werden als einzelne Dateien gescannt)
  2. PDF schwarz-weiß mehrseitig (Blatt oder Blätter werden in eine Datei gescannt)

Sie können natürlich mit Ihrer Scan-Software oder einem Tool wie NAPS2 zunächst alles in eine Datei scannen und diese dann in die Einzelbelege aufteilen. Für manche Scanner gibt es auch Stempel mit QR-Codes, die man auf jede 1. Seite eines jeden Belegs aufbringt. Der Scanner erkennt dadurch, wann ein neuer Beleg beginnt und trennt automatisch in die richtige Anzahl Dateien. Welche Technik Sie anwenden bleibt Ihnen überlassen.

(Kein) Scannen mit der Kamera-App des Smartphones

Die Smartphone-Kamera erstellt möglichst scharfe und bunte Bilder. Sie ist auf Fotografie optimiert. Zudem kommen sie im Format JPEG oder ähnlichem. Die „Scans“ sind also viel zu groß und unbrauchbar.

Scan-App auf Smartphone

Wenn Sie unbedingt unterwegs scannen wollen, können Sie die DATEV Upload mobil App nutzen.

Vorteile:

  • Mit dieser App können Sie die Belege auch gleich nach Unternehmen online hochladen.
  • keine US-Clouds involviert

Nachteile:

  • Die Auslösung der Kamera dauert, gerade bei schlechtem Licht, lange.
  • Dateien sind größer als vom Dokumentenscanner
  • Dateien sind nicht optimal für die Texterkennung OCR

Alternativ dazu können Sie eine professionelle Scan-App nutzen. Ich persönlich nutze die App Genius Scan.

Vorteile:

  • gute Konfigurationsmöglichkeiten
  • Schnelle Kameraauslösung
  • Kommt mit schlechten Lichtverhältnissen besser klar, als andere Apps
  • keine US-Clouds involviert

Nachteile:

  • Dateien sind größer als vom Dokumentenscanner
  • Dateien sind nicht optimal für die Texterkennung OCR
  • Um die Belege nach Unternehmen online hochladen, werden weitere Schritte benötigt, zum Beispiel Weiterleitung an die App DATEV Upload mobil
  • voller Funktionsumfang kostenpflichtig