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DIGITALISIERUNG

In den Medien finden sich immer öfter die Begriffe Digitalisierung, digitale Transformation, digitale Revolution. Was hat es damit auf sich? Ursprünglich verstand man unter Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten in elektronische Formate. Beispielsweise hat man über einen Scan Werte eines Blatt Papiers in eine Bilddatei überführt. Meinen ersten Scanner habe ich mir vor über 25 Jahren gekauft. Das ist also nicht neu.

Neu ist der Umfang der digitalen Einflüsse auf unser Leben.

Es gibt kaum einen Lebensbereich, der noch nicht digital beeinflusst ist. Wie selbstverständlich suchen wir im Internet nach Dienstleistungen, kaufen auf großen Portalen Waren ein, die von irgendwo in der Welt geliefert werden. Wir nutzen Navigationssysteme statt Landkarten. Wir verschicken und lesen elektronische Briefe (E-Mail) oder Kurznachrichten (Twitter) und Bilderstorys (Instagram). Wir lesen bunte Nachrichten, die sich minutenweise aktualisieren oder hören Musik, ohne diese vorher im Laden als Tonträger gekauft zu haben. Und das alles tun wir mit unseren Telefonen an jedem Ort der Welt. Die Geräte ersetzen nicht nur Telefone, sondern auch Kompaktkameras, Navigationsgeräte, CD-Player, Lexika, Wecker und Uhren, Geldautomaten, Kontoauszugsdrucker, Briefkästen, gelbe Seiten, Läden und sogar ganze Shopping-Mals! Und unsere Kinder wachsen bereits damit auf und kennen es gar nicht anders. Viele können auch gar nicht mehr anders!

Neu ist auch die Geschwindigkeit der Veränderungen

Die industrielle Revolution hat die ganze Welt verändert, aber (je nach Definition) über 100 Jahre gedauert. Das World-Wide-Web wurde 1989 erfunden. 30 Jahre später gibt es kaum einen Berufstätigen, der sich nicht im World-Wide-Web bewegt. Kaum ein Unternehmen kann es sich erlauben, nicht mit einer Website vertreten zu sein. Ende der 90er Jahre habe ich eine kleine, minimalistische Suchmaschine entdeckt, die mir besser gefiel als Yahoo, AOL & Co. Ein echter Geheimtipp, dieses Google. Und Apple hat das erste iPhone 2007 auf den Markt gebracht, das ist also gerade einmal 13 Jahre her. Wie hat sich die Leistung der Smartphones und das Nutzerverhalten seither verändert? Die vorhandenen digitalen Geräte, die Software und damit auch die Möglichkeiten entwickeln sich rasend schnell weiter. Ein aktuelles Smartphone hat ein Vielfaches an Leistung gegenüber eines alten PC, ist aber in 2 Jahren auch schon wieder überholt. Manche Software-Lösungen verschwinden einfach oder werden durch andere ersetzt. Es reicht also nicht aus, digital zu arbeiten. Man muss sich ebenfalls ständig weiter entwickeln und sich anpassen.

Die Zukunft

Wenn Sie nach alldem an ein komplett analog arbeitendes Unternehmen denken, fühlt sich das sehr fremd an. Diese Unternehmen stellen bereits heute die absolute Ausnahme dar. Sie werden bald ausgestorben sein, denn die Generation, die jetzt in die Unternehmen drängt, ist bereits mit digitalen Medien aufgewachsen und möchte auch seine Arbeit damit gestalten. Zukunftsforscher und führende Unternehmen sind sich einig, dass die Digitalisierung sich nicht aufhalten lässt. Sie ist bereits da, ob man sie mag, oder nicht. Allerdings ist sie noch nicht vollumfänglich da. Wir befinden uns aktuell in einer Übergangsphase, in der wir uns parallel mit digitalen Prozessen und noch mit althergebrachten manuellen Prozessen befassen müssen.

Ihr Unternehmen

Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie sich als Unternehmer dringend mit der Digitalisierung auseinandersetzen. Denn Sie ist die Zukunft.

  • Ihre zukünftigen Mitarbeiter suchen Sie im Internet und möchten digital arbeiten. Steigern Sie also Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
  • Bewerben Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen digital. Denn die Generation der sog. „digital natives“ sucht und kauft digital ein. Sie benötigen eine digitale Präsenz und Vermarktungsstrategie um konkurrenzfähig zu bleiben.
  • Digital arbeitende Unternehmen beziehen ihre Ware digital und teilweise sogar vollautomatisiert. Immer mehr große Unternehmen stellen Ihre Strategien um. Bei der Warenbeschaffung auf herkömmlichem Wege haben Sie hier Einbußen bei der Zeit und den Kosten. Nutzen auch Sie die Strategien der digital strukturierten Welt.
  • Das Belegwesen lässt sich stark vereinfachen und in Teilen automatisieren.
  • Belege können schnell und unkompliziert zum Steuerbüro transferiert und Auswertungen schneller bezogen werden. Wenn Sie beispielsweise schneller die Offenen Posten und einen Forderungsalterungsreport bekommen, können Sie schneller mahnen und Ihre Liquidität verbessern.
  • Mögliche Unternehmensnachfolger möchten bereits jetzt ein zukunftsfähig strukturiertes und digital organisiertes Unternehmen kaufen. Steigern Sie durch die Digitalisierung Ihren Unternehmenswert!

Ihr Weg in die Digitalisierung

Um Ihnen ein guter und verlässlicher Partner in den Zeiten der Digitalisierung zu sein, haben wir uns bereits auf diesem Gebiet breit aufgestellt und mit dem Label „Digitale Kanzlei 2020“ erneut die Standards der DATEV erfüllt.

Als Steuerberatungskanzlei sind wir Ihr Partner bei der Umstellung Ihrer kaufmännischen Prozesse auf digital organisierte Vorgehensweisen. Wir betrachten schwerpunktmäßig Ihr Rechnungs- und Belegwesen im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten, rechtliche Besonderheiten, Datenschutz und GoBD (Link zu Verfahrensdokumentation, dort zu GoBD). Zunächst analysieren wir Ihr Unternehmen und stellen heraus, welche Prozesse sich dort am einfachsten und mit dem größten Effekt für Sie digitalisieren lassen. Danach kann man schrittweise die übrigen Prozesse umstellen. Wir beraten und unterstützen Sie gerne in der Umsetzung.

Möglichkeiten und Beispiele für digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Wir arbeiten gerne digital mit Ihnen zusammen! Kommen Sie trotzdem gerne im Steuerbüro vorbei. Auf einen Kaffee, zum Besprechen Ihrer Zahlen, Ihrer Unternehmensplanungen, steuerrechtlicher Fragestellungen, usw.

Hier finden Sie einige Beispiele der digitalen Zusammenarbeit:

  • Sie leiten Ihre digitalen oder digitalisierten Belege über „DATEV Unternehmen Online“ an das Steuerbüro weiter. Dadurch entfällt für Sie das monatliche Erstellen des Pendelordners mit Einheften der Belege, Wegfahren der Belege zum Steuerbüro, wieder abholen der Belege, ausheften der Belege und Ablage am vorgesehenen Ort. Erstellen Sie stattdessen digitale Rechnungen und bitten Sie Ihre Lieferanten, ebenfalls digitale Rechnungen zu schicken. Diese leiten Sie digital ans Steuerbüro weiter. Die wenigen verbleibenden Papierbelege scannen Sie ein – fertig.
  • Erhalten Sie umfangreiche Auswertungen im „DATEV Unternehmen Online“-Portal, auf das Sie immer zugreifen können. Wir können Ihnen diese aber auch per verschlüsselter E-Mail schicken.
  • Wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr über „DATEV Unternehmen Online“ ab. Die hochgeladenen Eingangsrechnungen werden von der Software per OCR erkannt und automatisch ausgefüllte Zahlungsträger erstellt. Sie können diese Zahlungsträger unmittelbar an die Bank freigeben, auf Wiedervorlage legen, Sammelüberweisungen tätigen usw.
  • Betriebliche Bankkontoumsätze können von DATEV bei Ihrer Bank abgeholt und der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden. Sie müssen keine Kontoauszüge mehr ins Steuerbüro geben. Über 90% unserer Mandanten nutzen diesen Service.
  • Stellen Sie uns die Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung datenschutzkonform über das Portal „DATEV Unternehmen Online“ oder über verschlüsselte E-Mailszur Verfügung.
  • Lohnauswertungen für Arbeitgeber stellen wir Ihnen ebenfalls in Ihrem „DATEV Unternehmen Online“- Portal bereit. Die Lohnzahlungen bereiten wir für Sie vor und stellen Sie Ihnen ebenfalls im Portal oder in Ihrem Onlinebanking zur Freigabe zur Verfügung.
  • Die Lohnabrechnungen erhalten Ihre Mitarbeiter bequem in einem jeweils eigenen Portal „DATEV Arbeitnehmer Online“ zugestellt. Die monatliche Verteilung der Lohnabrechnungen entfällt damit für Sie.
  • Sie können mit uns über verschlüsselte E-Mail kommunizieren. Das heißt, auch Sie können uns verschlüsselte E-Mails schicken, ohne selbst über Verschlüsselungstechnik zu verfügen.